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個人情報保護方針
当社は昭和48年の設立以来、情報サービス事業活動を通じて様々な「個人情報」を取扱い、その社会的責務は極めて高いと認識しております。従来から個人情報の取扱いには充分留意してきましたが、昨今の情勢に鑑み、お客様からより信頼していただける企業であるためにも、会社として、個人情報保護の管理を再徹底することとしました。

具体的には、「個人情報の保護に関する法律」、「個人情報保護マネジメントシステム-要求事項(JIS Q 15001:2006)」、その他法令、規範等に従い、規則の制定及び管理体制の確立などを内容とした当社の個人情報保護マネジメントシステムを確立するとともに、以下に掲げる個人情報(特定個人情報も含む)保護方針を定め、従業者に周知し、この方針に従い個人情報の適切な保護に努めます。
1.個人情報の取得、利用及び提供
  当社は、当社の業務実態に応じた個人情報保護のための管理体制を確立し、特定した利用目的の達成に
  必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行わず、そのための措置を講じるとともに、個人情報の取得、利用、
  提供において所定の規則に従い適切に取扱う。
2.法令・規範の遵守
    当社は、個人情報の取扱いにおいて当該個人情報の保護に適用される法令、国が定める指針及びその他の
  規範を遵守する。また、当社の個人情報保護マネジメントシステムを、これらの法令、指針及びその他の規範
  に適合させる。
3.安全管理の実施
    当社は、個人情報の正確性及び安全性を確保するため安全管理を実施し、個人情報の漏えい、滅失又はき損の
  防止及び是正に努める。
4.苦情及び相談への対応
    当社は、個人情報の取扱いに関する苦情及び相談の適切かつ迅速な対応に努め、これに必要な体制の整備に
  努めるとともに、本人からの自己情報に関する求めを尊重し、本人から利用目的の通知、自己情報についての
  開示、訂正等もしくは利用停止等について求められた時は、法令その他社会通念や慣行に照らし妥当な範囲で
  これに応じる。
5.個人情報保護マネジメントシステムの確立及び継続的改善
    当社は、従業者に個人情報保護の重要性を認識させ、個人情報を適切に保護するための個人情報保護マネジ
  メントシステムを確立し、これを実施し、維持し、かつ継続的に改善する。
制定日 2001年 10月 1日
改定日 2016年 1月 29日
株式会社 西日本システムサービス
代表取締役社長  山田 哲弘
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個人情報の取扱について
●個人情報の利用目的、第三者提供
当社は、個人情報を次の各号の目的の達成に必要な範囲でのみ取得し、利用します。
  @ 契約の履行
  A 当社が取扱う商品及びサービスに関する情報の提供
  B セミナー、展示会等のご案内
  C お取引先情報管理
  D お取引先との業務上の連絡・交渉・報告・問合せ・季節のご挨拶
  E 採用に関する連絡・選考管理
  F 当社社屋への入退管理
  G 雇用管理
  H 当社が取組む制度(プライバシーマーク、ISO9001等)の維持運営
  I 法令に基づく事務
開示対象個人情報の利用目的
  上記@〜Iが対象です。
当社は、以下のいずれかに該当する場合を除き、個人情報を第三者へ開示・提供しません。
  ・本人の同意がある場合
  ・法令の規定による場合
  ・人の生命、身体、健康又は財産の保護のために必要な場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  ・公衆衛生の向上又は子どもの健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得る
  ことが困難であるとき
  ・国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する
 必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
 
●個人情報の開示等の請求に関して
当社が保有する個人情報について、利用目的の通知・開示・訂正・追加・削除・利用停止・消去を請求される場合
の手続は、以下の通りです。
1) 受付方法
  開示等の受付方法は、所定の申請書に必要書類を添付の上、下記窓口宛お申し出下さい。
2) 必要書類
  @ 開示請求書
  A ご本人が請求される場合 (次の書類のうち、いずれか1通が必要になります。)
    ・印鑑証明書
    ・日本国の旅券(パスポート) (有効期限内のもので、現住所が記入されている) の写し
    ・運転免許証の写し
    ・健康保険証の写し +現住所が記載されている住民票、または現住所が記載されている
     公共料金領収証 もしくは請求書の写し
  B 代理人が請求される場合
    ・本人が自署、押印した委任状
    ・本人及び代理人の本人確認書類である前記Aのいづれか
    ・法定代理権を有することを確認するための書類(戸籍謄本等)(法定代理人の場合のみ)
  (注)本籍地等機微な情報は、黒くぬりつぶしてください。
    
3) 手数料
  無料
4) お申し出に対応できない場合
  ・ご本人の確認や、代理人としての確認が出来ない場合
  ・請求書類に記載不備や記載漏れがある場合
  ・請求の対象が、開示対象個人情報に該当しない場合
・開示等の請求に関して取得した個人情報の「利用目的」
 開示等の請求に伴い取得した個人情報は、開示等を行うために必要な範囲で利用します。
●個人情報に関する苦情 及び お問合せ窓口について
連絡先   〒703-8221 岡山県岡山市中区長岡101-28
  株式会社 西日本システムサービス
  電話: 086-279-7007
  E-mail 
担 当   個人情報に関する相談窓口
受付時間  月曜日〜金曜日 (祝日、夏期休暇、年末年始を除く)
 9:00〜17:45
●当社の個人情報保護管理者
連絡先   〒703-8221 岡山県岡山市中区長岡101-28
  株式会社 西日本システムサービス
  電話: 086-279-7007
  E-mail 
氏 名   山田 哲弘
●当社が対象事業者となっている認定個人情報保護団体
当社は、認定個人情報保護団体である、一般財団法人日本情報経済社会推進協会の対象事業所です。
同協会に、対象事業者における個人情報の取扱いに関する苦情を申し出ることができます。

申出先   〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル12F
  一般財団法人日本情報経済社会推進協会 (略称:JIPDEC)
  個人情報保護苦情相談室
  電話: 0120-700-779
       03-5860-7565
  ホームページ https://www.jipdec.or.jp/
●プライバシーマークの取得
当社は、一般財団法人日本情報経済社会推進協会より、個人情報の適切な取扱いを行う事業者に付与されるプライバシー
マークの付与認定を受けています。
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